Il Project Management Digitale: Una Guida Completa per il Successo dei Progetti Online

Alessia Barsottini

Alessia Barsottini

Co-Founder di Homo Digital
Copywriter e Project Manager

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Il mondo digitale ha trasformato il modo in cui gestiamo i progetti. Ma cosa rende il project management digitale così diverso da quello tradizionale? Scopriamolo insieme in questa guida definitiva.

Indice

Introduzione al Project Management Digitale

Il project management digitale è diventato un pilastro fondamentale per il successo delle aziende nell’era tecnologica. Questa guida completa esplora come la gestione efficace dei progetti digitali può trasformare le tue iniziative online in successi tangibili.


Il project management digitale è un campo dinamico che richiede una comprensione profonda delle tecnologie e delle pratiche innovative. Con la giusta combinazione di strumenti, strategie e un approccio agile.

Quando diciamo digitale, parliamo di progetti come: la progettazione di un sito web, la costruzione di un’app o la pianificazione e l’esecuzione di un’intera campagna di marketing.

Questi tipi di progetti non sono affatto più semplici dei progetti tradizionali – infatti, le parti in costante movimento e la fluidità possono effettivamente renderli molto più difficili da pianificare e gestire.

Ecco perché le tattiche tradizionali di gestione dei progetti non sono sempre efficaci.

Cos’è il project management digitale?

Il project management digitale è il processo di gestione dei progetti online (o digitalmente) dall’inizio alla fine, assicurando che siano completati in tempo e nel rispetto del budget.

Il project management digitale utilizza software di gestione progetti online, per la pianificazione del progetto, l’allocazione delle risorse e la misurazione.

Ci sono molte somiglianze tra i progetti digitali e quelli tradizionali – entrambi richiedono che i team lavorino insieme e che gli asset vengano consegnati in tempo, entro l’ambito e il budget previsti.

La gestione di entrambi implica la conduzione di riunioni, l’organizzazione delle risorse, la creazione di materiale collaterale e il monitoraggio generale dei singoli compiti. 

La differenza è che il project management digitale si svolge prevalentemente online.
Quindi è perfetto per tutte quelle realtà che lavorano da remoto.

Coinvolge la combinazione di molteplici tecnologie e richiede una conoscenza approfondita del mondo online.

Le cose cambiano così rapidamente nella sfera digitale, che il project management digitale è spesso un’arte di bilanciare le esigenze del progetto con le tendenze emergenti.

Le Fasi di un Progetto Digitale

Approfondiremo questo argomento più avanti, ma per darti una panoramica di ciò che comporta un progetto digitale, lo abbiamo suddiviso in quattro fasi chiave:

Iniziazione – questo comporta far decollare un progetto e integrare i clienti nel modo giusto per garantire il successo del progetto

Pianificazione – questo comporta tracciare le tempistiche, l’ambito e distribuire i compiti ai professionisti pertinenti

Esecuzione – questa è la parte in cui vengono creati gli asset chiave

Conclusione – questo comporta la consegna dei deliverable e il debriefing con tutte le parti coinvolte

In molti modi, questo non è diverso da una panoramica tradizionale della gestione dei progetti. Ma quando inserisci strumenti e tecnologie nel mix e aggiungi il vai e vieni di modifiche e revisioni, diventa un po’ più complesso.

Ed è qui che  il project management digitale diventa ancora più importante e assume un ruolo centrale all’interno delle organizzazioni. 

Le ricerche dimostrano che i marchi che investono in pratiche collaudate di project management sprecano 28 volte meno denaro di quelli che non lo fanno.

Non pensi che sia arrivato il momento di investire in questa pratica?

Metodologie di Project Management

Esistono tre principali metodologie di project management:

Waterfall: una forma tradizionale di gestione dei progetti che prevede la suddivisione di un progetto in fasi sequenziali, dove ogni fase inizia solo dopo il completamento della precedente.

Agile: suddivide i progetti in diverse fasi e promuove una costante collaborazione e iterazione continua ad ogni stadio.

Lean: originaria degli anni ’50, questa forma di gestione dei progetti massimizza il valore e minimizza gli sprechi.

Metodologie di gestione più progressive includono lo scrum, il kanban e persino lo scrumban (una miscela dei due).

Gestione delle Fasi di un Progetto Digitale

Il successo di un progetto digitale dipende dalla sua gestione.

Con così tante parti in movimento, è facile perdere traccia di ciò che è stato fatto e di chi sta facendo cosa. Può essere opprimente pensare a un progetto digitale nel suo insieme, motivo per cui ha senso suddividerlo in fasi facilmente assimilabili.

Fase 0: Iniziazione

L’iniziazione inizia prima che un progetto digitale decolli propriamente. 

Coinvolge la preparazione dei documenti e la raccolta delle risorse necessarie per completare il progetto a un livello soddisfacente.

Questa fase può anche coinvolgere chiamate di scoperta, l’assunzione di contractor e l’integrazione di nuovi clienti.

 

Documentazione e Preparazione delle Risorse

Le fasi di preparazione di un progetto digitale sono a volte altrettanto importanti quanto le fasi di esecuzione. Importante fornire al cliente tutte le informazioni necessarie per garantire che il progetto proceda senza intoppi.

Quando pensi alla documentazione e alla preparazione delle risorse necessarie prima dell’inizio di un progetto, considera elementi come:

  • La creazione di nuove cartelle e file digitali
  • La creazione di un nuovo progetto nel tuo strumento di project management
  • Una proposta al cliente che delinea cosa deve essere fatto e una panoramica di quando sarà fatto

 

Onboarding

Un onboarding di successo è la chiave per un progetto digitale senza intoppi.

Questa è la parte in cui fornisci ai tuoi clienti tutte le informazioni di cui avranno bisogno per la durata del progetto, inclusi gli strumenti che userai, come funziona la tua azienda, chi sarà il loro principale punto di contatto e i metodi chiave di comunicazione.

Potresti anche dover integrare nuovi contractor che devono familiarizzare con gli strumenti che usi e i processi con cui lavori.

 

Assemblaggio del Team

La parte finale della fase di iniziazione è l’assemblaggio di un team dei sogni per il progetto. Questo comporta assicurarsi di avere il talento e le competenze giuste che lavorano sul progetto e far sapere a ogni membro del team scelto cosa ci si aspetta da lui.

Fase 1: Pianificazione

Una volta completato l’onboarding e inviati e firmati tutti i documenti, puoi passare alla fase successiva del project management digitale: la pianificazione.

Qui si risolvono tutti gli intoppi e si pianifica in anticipo per assicurarsi che tutti gli asset vengano creati in tempo e nel modo giusto.

 

Creare un Elenco di Compiti

Ci sono molti compiti che costituiscono un progetto, e puoi rapidamente trovarti sopraffatto se non hai una solida comprensione di cosa sono o, più importantemente, in quale ordine devono essere eseguiti.

Inizia scrivendo un elenco di compiti – grandi e piccoli – che si uniranno per creare l’intero progetto. Assicurati di includere cose come revisioni e chiamate con i clienti perché, anche se non producono un risultato tangibile, costituiscono una parte importante del processo.

 

Stabilire un Budget

Sebbene il budget verrà inevitabilmente affrontato nella fase di iniziazione, è solo quando inizi a mappare i compiti coinvolti che puoi essere specifico al riguardo. Stabilire un budget non include solo il costo della creazione degli asset, ma anche la pianificazione dei costi per i materiali, i contractor e qualsiasi extra che potrebbe emergere.

 

Creare un Programma del Progetto

Qui la fase di pianificazione prende forma.

Prendi il tuo elenco di compiti e dà loro la priorità in base a ciò che deve essere fatto per primo affinché possano avvenire gli altri compiti. Di solito c’è un flusso organico nel modo in cui si sviluppano i progetti, ma spesso aiuta segmentare il progetto in fasi e poi creare blocchi di compiti per ciascuna di queste fasi.

 

Assegnazione dei Compiti

Ora che hai un elenco di compiti e una cronologia per essi, puoi assegnare ciascun elemento al giusto membro del team. Assicurati che il team sia informato su chi sta lavorando a cosa e che vengano fornite scadenze realizzabili per completare i loro compiti.

Fase 2: Esecuzione

La fase di esecuzione del project management è la più intensa. È il momento in cui le cose iniziano a muoversi e il progetto inizia a prendere forma.

 

Gestione dei Compiti

È fondamentale che tu tenga d’occhio attentamente quali compiti vengono eseguiti e a che punto sono i membri del team con il progetto. Qui è utile avere uno strumento di gestione dei compiti robusto che fornisca una panoramica del progetto così come tempi stimati per la consegna degli asset.

Soprattutto nei progetti più lunghi, è importante che tu faccia controlli regolari e segni i compiti che sono già stati completati. Questo assicurerà che tu continui a procedere senza intoppi.

 

Collaborazione

Spesso, ci saranno diversi stakeholder con cui dovrai collaborare in un progetto digitale. Potrebbero essere contractor, membri del team, clienti o altre parti, ed è importante che la collaborazione sia ben gestita affinché il progetto proceda senza problemi.

Questo comporta la scelta delle piattaforme giuste su cui collaborare, fornendo un modo semplice per i collaboratori di comunicare e organizzando regolari incontri per valutare i livelli di soddisfazione di ogni collaboratore.

 

Gestione del Tempo

I problemi spesso sorgono durante un progetto digitale.

Forse ci vuole più tempo del solito per trovare il contractor giusto, o forse il primo giro di modifiche non è stato ben accolto come speravi.

Qui è dove la gestione del tempo gioca un ruolo importante. Oltre a fornire tempi per anche i compiti più piccoli, aiuta a considerare tempo extra per le cose che potrebbero andare storte.

 

Reporting

Riportare regolarmente sui progressi e sugli asset consegnati assicura che tutte le parti coinvolte possano vedere cosa è stato fatto e cosa deve ancora essere fatto. Mantiene tutti nel loop e aiuta a consolidare i passi successivi.

Fase 3: Conclusione

Evviva – hai quasi terminato il tuo progetto! Ma non abbassare la guardia in questo momento. Infatti, concludere e finire un progetto è spesso altrettanto importante quanto le fasi iniziali.

 

Creare e Consegnare i Deliverable

Prima di tutto, dovrai consegnare o passare in rassegna i deliverable e gli asset creati durante il progetto digitale. Mantenere tutto questo organizzato renderà il processo molto più semplice ed eviterà imbarazzanti disguidi quando si condividono lavori con i clienti o con i membri del team.

 

Revisione e Modifica

C’è una grande probabilità che gli stakeholder vogliano apportare alcune modifiche ai deliverable. Questo è il momento in cui il processo di revisione e modifica prende il sopravvento e dovrebbe essere gestito come un mini-progetto separato rispetto a quello principale e complessivo. Puoi anche ripercorrere le fasi precedenti per questa parte del processo.

 

Debriefing

Riunisci tutti i soggetti coinvolti per passare in rassegna il progetto. Incoraggia contractor, collaboratori e stakeholder a identificare cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato la prossima volta.

Gestire un progetto digitale è un processo di apprendimento e più approfondisci i successi e le difficoltà, più diventerà facile in futuro.

Software e Strumenti per il Project Management Digitale

Gestire un progetto digitale diventa notevolmente più semplice quando si incorporano strumenti e software utili. Questi possono facilitare la collaborazione fornendo a tutti l’accesso alle liste di compiti e alle scadenze.

Secondo una ricerca di PWC, il software di project management digitale aumenta le prestazioni – infatti, il 77% dei progetti ad alte prestazioni si affida al software di gestione dei progetti.

Gli strumenti che potresti considerare per il tuo project management digitale includono:

  • Strumenti di Collaborazione: semplificano l’accesso e la modifica degli asset da parte di più stakeholder.
  • Strumenti di Comunicazione: incoraggiano la comunicazione tra i membri del team e forniscono un luogo dove domande e feedback sono ben accetti.
  • Strumenti per Timesheet: delineano i tempi per ogni compito e danno una panoramica di quali compiti sono in corso e quali devono ancora essere completati.
  • Strumenti per Checklist: consentono di spuntare digitalmente i compiti completati e forniscono ai membri del team l’accesso ai compiti completati.
  • Strumenti di Gestione degli Asset: creano uno spazio sicuro dove gli asset possono essere conservati e accessibili da tutti i membri del team e gli stakeholder.
  • Strumenti Calendario: impostano le date per i compiti in modo tangibile affinché tutti possano vederle e accedervi.

Project Management Digitale Avanzato

Padroneggiare il project management digitale è un processo; non avviene dall’oggi al domani. Invece, è un compito costante di aggiustamenti, misurazioni, tracciamenti e sperimentazioni per vedere cosa funziona e cosa no.

 

Creare un Flusso di Lavoro Semplificato

Una volta portati a termine diversi progetti digitali, avrai una buona idea di cosa funziona bene e cosa no. Modifica i tuoi flussi di lavoro dopo ogni progetto per ottimizzare il modo in cui tracci e porti a termine i compiti.

Ottieni il contributo di tutti i membri del team e rendi il processo collaborativo – infatti, puoi trattarlo come un progetto digitale a sé stante.

 

Migliorare la Produttività del Progetto e del Team

Per mantenere un progetto in movimento, è importante che tutti siano il più produttivi possibile. Questo significa mantenere tutti i collaboratori sempre informati, fornire feedback regolari e dare ai membri del team gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo.

Costruisci relazioni eccezionali attraverso una gestione eccellente dei progetti digitali

Per avere successo nella gestione dei progetti digitali, è essenziale che tu prenda un ruolo attivo nel processo. 

Quando sarai in grado di pianificare, eseguire e concludere i progetti con maestria, rispettando i tempi e il budget che hai stabilito, instaurerai relazioni eccellenti con i clienti, gli stakeholder, i fornitori e i tuoi colleghi di squadra senza alcuna difficoltà.



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